Las 5 s la base de la calidad y de la productividad

Las “5 S” de la Calidad

La calidad empieza por las personas y por el ambiente que los rodea o las instalaciones donde trabaja o, es por eso que debemos fomentar en las personas los conocimientos, las destrezas y las actitudes que les van permitir crear y mantener sitios de trabajos realmente limpios, ordenados y saludables.

Con el creciente nivel competitivo de las empresas y con la entrada de empresas de todo el mundo se vuelve imperativo competir con productos altamente diferenciados, contar con personal competente y comprometido así como procesos de trabajo con un alto grado de productividad y baja variabilidad.

Para lograr lo anterior se requiere como base un lugar de trabajo limpio, ordenado, orientado a que los materiales, la información, las personas y el dinero fluyan con simplicidad y sin obstáculos.  como se dice por ahí ¿Se puede esperar que la gente trabaje a su máximo potencial en un área desorganizada, sucia e insegura? ¿Podrán las mentes sanas trabajar en lugares insalubres? La respuesta es  obvia y la solución está en nuestras manos.

¿Qué son las 5 s?

las 5 s de la calidad son un método para lograr “ambientes” o sitios donde se respire la calidad, el orden, la limpieza y la salud emocional.

Las cinco s son una metodología que surgió en Japón poco después de la segunda guerra mundial, como parte del movimiento de calidad japonés, que tomó un auge entre los años 50 y los años 60,  liderado principalmente por el Dr. William Edwards Deming  un estadístico estadounidense, profesor universitario que fue enviado a Japón inicialmente  para la elaboración de un censo y después ser partícipe del milagro japonés de la década de los 80 en el siglo XX.

Esta metodología tiene como propósito principal el mejorar las condiciones físicas (empujando la limpieza seiketsu en los lugares de trabajo)  y mentales en que se desarrolla el trabajo, contextualizado dentro de una filosofía de Calidad Total y basada en un conjunto de principios universales.

Las 5s’s formaron, al igual que hoy, parte esencial en la implantación de los programas de Calidad Total y de gestión visual de diversas empresas japonesas y en todo el mundo probando con excelente resultados la importancia para el logro de desempeños superiores a la media de la industria.

El método de las 5s tienen como objetivo mejorar en al menos un 80% los costos de los desperdicios y las condiciones de organización, orden, limpieza e inspección de la herramienta, equipo y maquinaria de la empresa a través de establecer, implementar, mantener y mejorar continuamente esta Herramienta Lean, con la participación del personal y en un lapso de tiempo no mayor a 3 meses.

Así pues, podemos mejorar los sistemas de producción, las empresas de servicios y los sistemas de gestión de calidad con solo principios tan sencillos y tan útiles como ser ordenado y limpio en cada uno de los procesos clave y de apoyo de la organización.

Beneficios de de las 5s Japonesas  

• Disminución de accidentes laborales
• Menores desperdicios
• Mayores eficiencias
• Más flexibilidad
• Menores tiempos de ciclo
• Mayor calidad
• Menores costos
• Mejor atención
• Mejor aprovechamiento de activos

¿Cómo implantar las 5S en tu empresa?

Paso 1: Identificación del problema.

Paso 2: Proposición y planificación de las 5S.

Paso 3: Capacitación 5S.

Paso 4: Selección del “Equipo 5S”.

Paso 5: Formación de Auditores 5S.

Paso 6: Gestión de Auditorías.

Paso 7: Aplicación de Auditoría de Reconocimiento 5S.

Paso 8: Clasificación Seiri .

Consiste en identificar y separar los materiales necesarios de los innecesarios y darle una disposición adecuada a estos últimos.

Etapas:

• Seleccionar los tipos de materiales tangibles.

• Limpiar materiales tangibles y áreas de trabajo.

• Asigna “Área de Tarjetas Rojas”.

• Gestión de las Tarjetas Rojas.

• Disponer los materiales tangibles seleccionados.

Paso 9: Seiton (Ordenar).

Se establece el modo en que deben ubicarse e identificarse los materiales necesarios, de manera que sea fácil y rápido encontrarlos, utilizarlos y reponerlos.

Etapas:

• Definir la estructura de Planta y Oficina.

• Definir la estructura de las Estaciones de Trabajo.

• Definir la estructura de los Componentes Complementarios.

•  Delimitar pasillos.

Paso 10: Seiso (Limpiar e Inspeccionar).

Basada en identificar y eliminar las fuentes de suciedad, asegurando que todos los medios se encuentran siempre en perfecto estado.

Etapas:

• Establecer el momento de limpieza del Área de trabajo.

• Implementar limpieza genérica.

• Establecer las bitácoras e instructivos de limpieza e inspección.

• Implementar bitácoras e instructivos de limpieza e inspección.

• Mantener y mejorar continuamente las bitácoras e instructivos de limpieza e inspección.

Paso 11: Estandarizar Seiketsu.

El objetivo es identificar fácilmente una situación normal de otra anormal, mediante normas sencillas y visibles para todos.

Etapas:

• Estandarizar Seiri, Seiton, Seiso.

• Estandarizar Shitsuke.

• Estandarizar documentación complementaria.

• Mantener y mejorar continuamente la estandarización.

Paso 12: Shitsuke (Disciplina o Normalización).

Consiste en trabajar permanentemente de acuerdo con las normas establecidas.

Etapas:

• Asignar Auditores 5S.
• Preparar la documentación para las Auditorías 5S.
• Implementar Auditorías 5S.
• Obtener resultados de las Auditorías 5S.

Paso 13: Implementación de Acciones Correctivas y de Mejora Continua.

Paso 14: Presentación de Resultados de la Primera Auditoría 5S.

Paso 15: Presentación de Informes 5S a la Alta Dirección.

¿Qué sigue para evitar que decaiga el nivel logrado de por las 5s ?

• Realizar auditorias sistemáticamente.
• Estandarizar las acciones exitosas.
• Premiar y reconocer los mejores esfuerzos.
• Establecer un plan de capacitación permanente.
• Realizar recorridos por parte de los directivos y enseñar con el ejemplo.
• Mantener la promoción.

Bibliografía 

Liker, Jeffrey K. The Toyota Way: 14 Management Principles from the World’s Greatest Manufacturer. McGraw Hill Education, 2021.

VISCO, DAVID. 5S MADE EASY: a Step-by-Step Guide to Implementing and Sustaining Your 5s Program. CRC Press, 2017.